Rechtsstand geprüft am 20.10.2026
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine reine XML-Datei: für Programme gemacht, für Menschen ohne Hilfsmittel unlesbar. ZUGFeRD ab Version 2.x ist eine PDF, in der dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind: Ein Mensch sieht die gewohnte Rechnung, ein Programm liest die Daten darin.
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung. Eine gewöhnliche PDF ohne eingebettetes XML erfüllt sie nicht – egal, wie ordentlich sie aussieht.
| XRechnung | ZUGFeRD 2.x | ||
|---|---|---|---|
| Von Menschen lesbar | nein | ja | ja |
| Von Programmen auswertbar | ja | ja | nein |
| Gilt als E-Rechnung | ja | ja | nein |
| Typischer Einsatz | öffentliche Auftraggeber | Geschäftskunden | Privatkunden |
Wann welches Format
Öffentliche Auftraggeber verlangen in aller Regel XRechnung, und sie verlangen zusätzlich eine Leitweg-ID: eine Kennung, die sagt, an welche Stelle innerhalb der Verwaltung die Rechnung gehört. Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Die Leitweg-ID bekommen Sie vom Auftraggeber; sie gehört in die Stammdaten des Kunden, nicht jedes Mal neu erfragt.
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD meistens die freundlichere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch dann lesen kann, wenn sein Programm mit dem XML nichts anfängt. Für Privatkunden bleibt die normale PDF zulässig – die E-Rechnungspflicht betrifft sie nicht.
Was in der Praxis schiefgeht
Der häufigste Fehler ist nicht das Format, sondern die Pflichtangaben. Die Norm verlangt Felder, die auf einer gedruckten Rechnung oft unausgefüllt bleiben: eine eindeutige Kennung des Käufers, Zahlungsbedingungen in strukturierter Form, Steuerkategorien je Position. Fehlt etwas davon, ist die Datei formal fehlerhaft, auch wenn sie sich öffnen lässt.
Der zweithäufigste ist die Aufbewahrung. Maßgeblich ist der strukturierte Datensatz. Wer die XRechnung öffnet, ausdruckt und die XML-Datei löscht, hat die Rechnung aus Sicht der Aufbewahrungspflicht verloren.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine elektronisch übermittelte Rechnung, aber keine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber die Rechnung der richtigen Stelle zuordnen. Sie bekommen sie vom Auftraggeber und hinterlegen sie beim Kunden.
Kann ich beide Formate verschicken?
Ja. Welches sinnvoll ist, hängt am Empfänger – öffentliche Auftraggeber meist XRechnung, Geschäftskunden häufig ZUGFeRD.
Muss ich die XML-Datei aufbewahren?
Ja. Für die Aufbewahrung ist der strukturierte Datensatz maßgeblich, nicht der Ausdruck oder die Bildschirmansicht.