Rechtsstand geprüft am 20.10.2026
Fünf Anzeichen
Es gibt keinen Umsatz und keine Mitarbeiterzahl, ab der man wechseln muss. Es gibt aber Anzeichen, die sich fast überall gleichen.
- Dieselbe Angabe steht an mehreren Stellen – und die Stellen widersprechen sich
- Jemand verbringt regelmäßig Stunden damit, Zahlen von A nach B zu übertragen
- Es gibt eine Datei, die nur eine Person wirklich versteht
- Die Frage „was ist noch offen?" lässt sich nicht in einer Minute beantworten
- Vor dem Steuerberatertermin wird regelmäßig nachts sortiert
Was dagegen spricht, zu früh zu wechseln
Software kostet nicht nur Geld, sondern Aufmerksamkeit. Ein Betrieb mit drei Leuten und zwanzig Rechnungen im Monat ist mit einer ordentlichen Tabelle und einem Rechnungsprogramm oft besser bedient als mit einem System, dessen Einrichtung zwei Wochen bindet.
Der ehrliche Zeitpunkt ist der, an dem die Tabellen anfangen, Fehler zu produzieren, die Geld kosten: vergessene Rechnungen, doppelt bestellte Ware, Stunden, die niemand abgerechnet hat. Bis dahin ist Excel eine vernünftige Entscheidung.
Eine Ausnahme gibt es: die Unveränderbarkeit. Für Rechnungsstellung und Buchführung erfüllt Excel die Anforderungen der GoBD nicht. Wer dort noch mit Tabellen arbeitet, hat ein Thema unabhängig von der Betriebsgröße.
Wie man umstellt, ohne den Betrieb anzuhalten
Der häufigste Fehler ist, alles gleichzeitig zu wollen. Wer Kunden, Angebote, Rechnungen, Lager, Zeiten und Buchhaltung an einem Montag umstellt, hat am Dienstag einen stehenden Betrieb.
Besser ist die Reihenfolge entlang des Geldes: zuerst das, was Rechnungen erzeugt, danach das, was sie vorbereitet, zuletzt das Begleitende. Jede Stufe läuft erst, bevor die nächste beginnt.
- Kundenstamm sauber übernehmen – das ist die Grundlage für alles Weitere
- Angebote und Rechnungen umstellen, mit einem klaren Stichtag für den Nummernkreis
- Erst danach Zeiten, Lager, Einkauf
- Die alten Daten lesbar aufbewahren, nicht alles migrieren wollen
- Einen Monat parallel fahren, wenn es um Zahlen geht, die das Finanzamt sieht
Was es wirklich kostet
Die Lizenzkosten sind meist der kleinere Teil. Der größere ist die Zeit für Einrichtung, Datenübernahme und die ersten Wochen, in denen alles länger dauert. Wer das einplant, erlebt keine Überraschung; wer nur auf den Monatspreis schaut, schon.
Rechnen Sie auf der anderen Seite ehrlich gegen, was die Tabellen kosten: die Stunden fürs Übertragen, die vergessenen Positionen, die Rechnungen, die drei Wochen später rausgingen als möglich. Diese Zahl ist in den meisten Betrieben größer als der Softwarepreis.
Häufige Fragen
Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich Firmensoftware?
Es gibt keine feste Grenze. Entscheidend ist, ob die Tabellen anfangen, Fehler zu produzieren, die Geld kosten.
Darf ich Rechnungen weiter in Excel schreiben?
Für die Buchführung erfüllt Excel die Unveränderbarkeit nach GoBD nicht. Das ist unabhängig von der Betriebsgröße ein Thema.
Muss ich alle alten Daten übernehmen?
Nein, und meistens ist es ein Fehler. Stammdaten übernehmen, Bewegungsdaten lesbar aufbewahren – das genügt in aller Regel.
Wie lange dauert eine Umstellung?
Für einen kleinen Betrieb wenige Tage bis Wochen, wenn man sie entlang des Geldes staffelt statt alles gleichzeitig umzustellen.